Poniżej znajdziesz kompletny, 3-modułowy system do automatyzacji procesu obsługi faktur kosztowych, który zbudowaliśmy w n8n. Wystarczy, że zaimportujesz poniższe blueprinty, skonfigurujesz połączenia i pozwolisz, aby automat przejął za Ciebie jedną z najbardziej żmudnych czynności w prowadzeniu firmy.

Jak wgrać automatyzację w n8n:

1. Pobierz gotowy blueprint automatyzacji z mojego Dysku Google (jest niżej).
2. Utwórz nowe workflow na swojej instancji n8n.
3. Kliknij „…” na górnej belce i wybierz “Import from File”:

1. Wgraj pobrany bluepint w formacie JSON. Gotowe! 😎

Jak działa ten automat w praktyce?

Ten system składa się z trzech osobnych, ale współpracujących ze sobą workflow w n8n.

Ich zadaniem jest pełna automatyzacja procesu: od momentu, gdy faktura wpada na Twojego Gmaila, przez jej weryfikację i archiwizację na Dysku Google, aż po comiesięczne, automatyczne wysłanie paczki dokumentów do Twojej księgowej.

System został podzielony na 3 etapy:

Worklow 1: Weryfikacja i zapisywanie faktur kosztowych na Dysku Google

Automat monitoruje Twoją skrzynkę Gmail w poszukiwaniu maili z etykietą "Faktury". Gdy taki znajdzie, sprawdza, czy wiadomość zawiera załącznik PDF. Jeśli tak – zapisuje go na Dysku Google, tworzy folder na dany miesiąc (YYYY-MM) i umieszcza tam plik. Jeśli mail nie ma załącznika, oznacza go etykietą "Do ręcznej weryfikacji".

Worfklow 2: FV do ręcznej weryfikacji

Ten automat uruchamia się raz w miesiącu (19-go dnia), aby przypomnieć Ci o fakturach, które wymagały Twojej uwagi. Sprawdza, ile maili ma przypisaną etykietę "Do ręcznej weryfikacji", a następnie wysyła Ci powiadomienie z ich liczbą oraz linkiem do folderu na Dysku, gdzie należy je ręcznie wgrać.

Workflow 3: Wysłanie FV do Księgowości